Häufige Fragen zur digitalen Buchhaltung

Können Originalbelege vernichtet werden, nachdem sie im digitalen Belegarchiv archiviert wurden?

Die Aufbewahrung von Belegen auf Datenträgern ist aus Sicht des Abgabenrechtes zulässig, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

Unsere digitales Belegarchiv (BMD Com) gewährleistet eine revisionssichere Aufbewahrung, wodurch eine Erfüllung der abgabenrechtlichen Erfordernisse sichergestellt ist.

Bei der Vernichtung von Originalbelegen können sich jedoch außerhalb des Steuerrechts und der Rechnungslegung rechtliche Folgen ergeben. Es ist nicht auszuschließen, dass im Prozessfall die Beweiskraft des Scans eines Originaldokuments im Einzelfall vom Gericht als nicht ausreichend erachtet wird. Es ist daher jedenfalls darauf zu achten, dass zumindest Originale von Verträgen und Unterlagen von erhöhter rechtlicher Relevanz im Original weiterhin aufbewahrt werden.

Welche Auflösung sollen die eingescannten Dokumente aufweisen?

Die eingescannten Dokumente sollten eine Auflösung von 300 dpi haben, damit die Texterkennung optimal funktioniert.

Kann ich mehrere Belege in einer Datei hochladen?

Es ist möglich, mehrere Belege in einer Datei hochzuladen. Im Hinblick auf eine effiziente Weiterverarbeitung ist es jedoch zu empfehlen, pro Beleg eine eigene Datei hochzuladen.

Werden Unterlagen aus der Lohnverrechnung als Buchungsbeleg benötigt (Überweisungsliste Körperschaften, Lohn-/Gehaltsabrechnungen) und müssen diese daher hochgeladen werden?

Die Unterlagen, die Sie von uns im Rahmen der Lohnverrechnung bekommen haben, brauchen Sie nicht auf BMD Com hochladen.